Mario Arias
Profesor de la URV
Vivimos en la era de la información. En nuestro trabajo, nuestra herramienta básica es cualquiera de las tecnologías de la información y comunicación disponibles: un PC, un smartphone, un netbook, etc. En un entorno en el que la información y el conocimiento son fundamentales, deberíamos estar muy satisfechos con la cantidad de información que podemos llegar a recibir cada día: emails, RSS, redes sociales, SMS, podcast, páginas web, Twitter tweets, fuentes 2.0, … Esta información no solo nos permite desarrollar nuestro trabajo, sino estar al día de todas las novedades del sector, de la profesión, etc. ¿Esta usted contento con la cantidad y calidad de la información que recibe?
Un reciente estudio de Harvard nos muestra que paradójicamente no estamos contentos. Nuestro trabajo puede llegar a ser menos productivo por la sobrecarga de información. La enorme cantidad de información que recibimos produce cada vez más interrupciones, pudiendo afectar negativamente no únicamente a nuestro bienestar personal, sino también a las decisiones que tomamos, a la innovación o a nuestra productividad. El estudio de Harvard señala que el tiempo medio para volver a realizar la tarea que estábamos realizando tras un email que nos interrumpe es de 25 minutos. ¿Cuántas veces recibe usted emails que interrumpen su trabajo? Piense en el tiempo que puede llegar a perder por tratar de responder cada email segundos después de recibirlo.
Además, las investigaciones muestran que el estrés que nos causa la incapacidad de procesar toda la información que recibimos está aumentando preocupantemente: tengo que responder estos correos, tengo que mirar el Blog del directivo de la competencia, tengo que mirar las cifras sectoriales, tengo que publicar en la intranet los datos, tengo que … ¿Le suena este estrés? Si le añadimos la expectativa personal y social que existe sobre nosotros para responder lo antes posible, el desgaste y la desmoralización pueden aplastarle. ¿Qué podemos hacer?
Para algunas personas, esta sobrecarga de información puede incluso llegar a ser estimulante, pero para otras, un problema insalvable. Según un estudio de AOL en EEUU realizado durante el año 2008, un 46% de sus usuarios estaban “enganchados” a la red no pudiendo “vivir sin ella”. La adicción llevaba a un 60% de los adictos a consultar su email en el baño, a un 15% en la iglesia, y un 11% han mentido a sus familiares y amigos ocultado a los mismos que estaban mirando el correo electrónico. Aunque parezca que esto aumenta la productividad, en realidad la reduce.
Otro estudio de Intel señala que un 33% de los mensajes de correo electrónico recibidos por sus empleados son innecesarios, dedicando al mismo una media de 2 horas diarias para procesar los 350 mensajes semanales recibidos. Si le sumamos las interrupciones que suponen, la perdida de tiempo puede ser ingente. El estudio de Intel cifra para la empresa la perdida de tiempo provocada por la sobrecarga de información y las interrupciones por entrada de información en formato digital en casi un billón de dólares.
Para solucionar estos problemas es necesario tener formación en el manejo de las nuevas tecnologías y además desarrollar nuevas habilidades directivas en el área de gestión de la información y gestión del tiempo con nuevas tecnologías. La facilidad de envío y acceso a la información nos obliga asumir el nuevo reto directivo de la gestión de la información. Es imperativo comenzar a racionalizar la información en la empresa, y aprender a gestionar la información para convertirla en conocimiento.
Desde el máster oficial en comunicación y máster en comunicación corporativa que se imparte en la Universidad Camilo José Cela, se muestra a los alumnos a utilizar las herramientas para facilitar y desarrollar nuevas habilidades en esta área que eviten las cada vez más numerosas interrupciones de móvil, email, etc. Aprender a limitar y seleccionar las fuentes que consultamos, asumiendo que es imposible digerir toda la información que nos gustaría. ¿Tiene usted problemas de sobreinformación? ¿Es usted parte del problema generando demasiada información? Cuanto antes tome conciencia, antes lo solucionará.