El mayor error que puede cometer un portavoz es que el receptor perciba un mensaje contrario o erróneo al que se desea transmitir. Esta máxima no se queda solo el terrero político e institucional, si no que se extiende al ámbito corporativo donde es importante para cualquier empresa u organización comunicarse de manera acertada y eficaz hacia empleados, accionistas y medios de comunicación.
Cualquier empresa necesita al menos un portavoz, algo que está más allá del cargo o la formación de la persona que ejerza la portavocía, y que evite que sus mensajes causen confusión y deterioren la reputación de la empresa de cara a sus stakeholders y clientes.
Formar portavoces es una tarea que consiste en preparar personas para incrementar sus habilidades de comunicación sirviéndose de herramientas y técnicas de comunicación que le permitan establecer un diálogo acertado con el público al que se dirigen.
La formación de portavoces es un elemento fundamental dentro de la estrategia corporativa y las Relaciones Públicas de una empresa y debe ser acometida por expertos en la materia, como especialistas y profesionales formados en el este aspecto, como los titulados en un máster oficial en comunicación, máster en Comunicación Empresarial, o un máster en comunicación corporativa.
Discurso y comunicación no verbal
Saber hablar en público es algo vital para los portavoces, pero para una correcta interpretación del mensaje y cumplir correctamente con esta función y salir airoso, es importante tener claros dos conceptos: aptitud y actitud.
La primera gira en torno a la comunicación verbal o el contenido; la vocal o el paralenguaje, que incluye el volumen de la voz, ritmo, la entonación o las pausas en el discurso y, por último, la comunicación no verbal.
En lo que respecta a la actitud es también determinante en el sentido de que lo que transmite es la predisposición de la persona que comunica a cumplir con lo que dice, y de esta manera, generará confianza en su audiencia, especialmente ante situaciones de crisis.
Uno de los métodos más efectivos para formar portavoces es mediante el planteamiento de simulaciones en las que se recreen situaciones reales y circunstancias habituales a las que tenga que enfrentarse un portavoz y se le marquen pautas para su correcta puesta en escena, actitud y discurso comunicativo (verbal y no verbal).
Puntos claves que debe abordar la formación de portavoces
- Mensajes clave: Los portavoces deben aprender a distinguir y seleccionar cuál es el mensaje clave que quieren dar en un momento determinado. De lo contrario pueden transmitir un mensaje confuso.
- Conocer a los medios: Los mensajes clave pueden variar según el tipo de medio al que nos dirijamos o los periodistas con los que hablemos, por eso es importante saber cómo son los periodistas y los medios en los que trabajan. Esto influirá mucho no solamente en los mensajes que lancemos, sino también en la manera y momento de hacerlo.
- Líneas de comunicación: Conocer las líneas de comunicación de la empresa es fundamental. Todos los portavoces de la empresa deben estar alineados y emitir los mensajes en una misma dirección para evitar confusiones o que se divulgue información privada o errónea.
- El receptor: Identificar al receptor, o el público que va a recibir nuestras palabras es muy importante para decidir cómo debemos enfocar nuestro mensaje. Es diferente el tipo de mensajes y las palabras que debemos usar si nos enfocamos a un colectivo profesional o al público general. En caso de que el portavoz vaya a hablar ante un auditorio este conocimiento previo del público es aún más importante y puede suponer una gran diferencia.
- Manejo de la situación: Una de las habilidades más complicadas para un portavoz es la capacidad de saber desenvolverse en una un escenario incómodo, salir de una pregunta comprometida o gestionar con éxito una situación de crisis.